Il libro Unico del Lavoro ha lo scopo di sostituire i libri paga e matricola e del registro impresa per i datori di lavoro agricoli e ne stabilisce le modalità ed i tempi di tenuta e conservazione. E’ stato introdotto dagli artt. 39 e 40 del D.L. n. 112 del 25.6.08 convertito nella legge 133/2008 e reso applicativo dal D.M. del 9.7.08, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 18.08.08 n.192.
Termine ultimo per l’istituzione del Libro Unico è il 16 gennaio 2009. Fino al periodo di paga di dicembre 2008, i datori di lavoro in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di sicurezza e tenuta del libro unico mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente compilati ed aggiornati.
Soggetti obbligati:
Datore di lavoro privato (con esclusione del datore di lavoro domestico): enti con o senza scopi di lucro, aziende dei settori agricolo, spettacolo, autotrasporto e marittimi indipendentemente dalla forma giuridica utilizzata.
Soggetti esclusi (art.1, comma2, D.Lgs. n. 165/2201):
· tutte le Amministrazioni dello Stato;
· gli Istituti e le Scuole di ogni ordine e grado e le Istituzioni educative;
· le Aziende ed Amministrazioni dello Stato ad Ordinamento autonomo;
· le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, loro consorzi e associazioni;
· le istituzioni universitarie;
· gli istituti autonomi e le case popolari;
· le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni;
· tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali;
· le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale (Aran);
· le agenzie di cui al decreto legislativo 30.03.1999 n. 300.
Sono escluse, altresì secondo la circolare del Ministero del Lavoro n.20/2008:· le società di qualunque tipo (anche artigianale o di fatto) nel caso di apporto dei soci;
· le società cooperative di produzione e lavoro qualora non vengano instaurati con i soci distinti rapporti di lavoro subordinato, autonomo coordinato e continuativo, ovvero di associazione in partecipazione;
· le imprese familiari, se non si avvalgono del lavoro dei familiari in forza del patto sociale (coniuge, figli e altri parenti e affini);
· le aziende individuali artigiane e commerciali in caso di apporto di lavoro del solo titolare.
Contenuto del libro unicoCon la circolare n. 20/2008 il Ministero del Lavoro ha chiarito che vanno iscritti tutti i lavoratori subordinati, i lavoratori in somministrazione presso l’azienda.
Secondo l’articolo 39, comma 1 del D.L. n. 112/2008, le registrazioni nel libro unico del lavoro sono obbligatorie, oltre che per i lavoratori subordinati, anche per:
· le collaborazioni coordinate e continuative;
· le collaborazioni coordinate e continuative a progetto;
· le collaborazioni coordinative e continuative a progetto (“mini co.co.co”);
· l’associazione in partecipazione con apporto di lavoro.
Per ogni lavoratore, deve essere indicato:
· nome e cognome;
· codice fiscale;
· la qualifica ed il livello di inquadramento contrattuale;
· la retribuzione base;
· l’anzianità di servizio;
· le posizioni assicurative e previdenziali;
· dazioni in danaro o in natura a qualunque tipo effettuate o gestite dal datore di lavoro;
· somme corrisposte a titolo di rimborso spese;
· le trattenute a qualunque tipo effettuate;
· le detrazioni fiscali;
· i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
· le prestazioni ricevute da enti ed istituzioni previdenziali;
· le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario, singolarmente individuate.
Il libro unico deve contenere il calendario delle presenze. Per ogni lavoratore deve risultare:
· il numero delle ore effettuate;
· l’indicazione delle ore di straordinario;
· le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
· le ferie ed i riposi.
Per i lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera deve essere annotata la giornata di presenza al lavoro e obbligatoriamente la causale delle assenze Tale obbligo riguarda anche i collaboratori autonomi per le assenze con riflessi previdenziali.
Nel caso di lavoratori che non percepiscono alcuna retribuzione o compenso, o non svolga la propria prestazione lavorativa la registrazione sul libro unico del lavoro deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l’attività lavorativa o a percepire compenso o somme, nonché al termine del rapporto medesimo.
In ipotesi di lavoro a chiamata con obbligo di risposta le scritturazioni sul libro unico sono da intendersi sempre obbligatorie, anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la solo indennità di disponibilità.
Per i collaboratori coordinati e continuativi e agli associati in partecipazione vanno esclusi dalle registrazioni nel libro unico del lavoro quei soggetti che svolgono attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma, quale a titolo esemplificativo:
· agenti e rappresentanti individuali che svolgano attività in forma di impresa;
· amministratori e sindaci e componenti di collegi e commissioni i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale;
· associati in partecipazione, che svolgano tale attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o di lavoro autonomo.
Per i lavoratori in somministrazione, l’utilizzatore deve limitarsi ad annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica, e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione), mentre il somministratore deve procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e dei dati retributivi.
I datori di lavoro agricoli che, assumendo lavoratori per un numero di giornate non superiore a 270 in ragione di anno, adottavano il registro di impresa semplificato, sono esonerati dal documentare la registrazione delle presenza sul libro unico del lavoro.
Con riferimento al lavoro a domicilio, le modifiche apportate alla legge n.877/1973 dall’articolo 39, comma 9, del D.L. n. 112/2008 comportano che nel libro del lavoro debbono essere riportati con riferimento a ciascun lavoratore a domicilio, anche i seguenti dati:
· le date e le ore di consegna del lavoro;
· le date e le ore di riconsegna del lavoro;
· la descrizione del lavoro eseguito;
· la specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.
Il datore di lavoro può assolvere all’obbligo di consegna ai lavoratori del prospetto paga mediante una consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul libro unico del lavoro.
Modalità di tenutaL’art. 1 del D.M. 9 luglio 2008 individua 3 diverse modalità per la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro:
· elaborazione a stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo; i fogli devono essere numerati su ogni pagina e vidimati prima della loro messa in uso presso l’Inail, in alternativa alla numerazione e la vidimazione può essere effettuata da soggetti appositamente autorizzati dall’Inail in sede di stampa del modulo continuo;
· a stampa laser, con autorizzazione preventiva da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
· su supporti magnetici sui quali ogni singola scrittura costituisce documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni in precedenza effettuate o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità in ogni momento anche l’ inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la consequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.
Rimane fermo l’obbligo in fase di stampa di attribuire ad ogni foglio una numerazione sequenziale, con obbligo di conservazione di eventuali fogli deteriorati o annullati.
Per ciascun mese di riferimento le annotazioni obbligatorie debbono avvenire entro il giorno 16 del mese successivo; la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può essere operata con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro.
Ai sensi dall’art. 2 del D.M. 9/7/1998, i consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti di cui all’art. 1, commi 1 e 4 della legge n. 12/1979, possono essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti. A tale fine devono:
· ottenere una delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o documento equipollente;
· inviare in via telematica all’Inail con la prima richiesta di autorizzazione un elenco ai suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi;
· dare comunicazione in via telematica all’Inail entro 30 giorni dall’evento, dell’avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti di uno o dai datori di lavoro in precedenza comunicato come assistito.
I soggetti già abilitati alla tenuta del libro paga unificato per più datori di lavoro, ferma restando tale abilitazione, sono tenuti, entro la fine del periodo transitorio, a presentare un elenco dei soggetti assistiti all’Inail, che provvederà ad una verifica formale delle condizioni di autorizzazione, soprattutto per quanto attiene alla repressione di eventuali ipotesi di abuso.
Procedura per la tenuta e modalità di esibizioneL’art.3 del D.L. 9.7.08 stabilisce che il libro unico del lavoro deve essere conservato in uno dei seguenti posti:
· presso la sede legale del datore di lavoro;
· presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli latri professionisti abilitati;
· presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.
Quindi, il luogo per la tenuta e la conservazione del libro unico non è più quello in cui si eseguono le lavorazioni e scompare la necessità di tenere delle copie conformi del libro obbligatorio nelle varie sedi.
Permane, invece l’obbligo della tempestiva comunicazione alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente all’affidamento della tenuta del libro unico al consulente del lavoro, al professionista autorizzato o al servizio o al centro di assistenza.
Il libro deve essere esibito agli organi di vigilanza prima dell’espletamento della visita ispettiva nel luogo in cui si eseguono le lavorazioni, o a mezzo fax o posta elettronica del datore di lavoro che lo detenga presso la sede legale o in altra sede.
In ipotesi di attività itineranti le cui procedure comportano lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell’ambito della stessa giornata o comunque sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il libro unico deve essere esibito dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, debbono esibire il libro unico dagli stessi detenuto non oltre 15 giorni dalla ricezione della richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
Gli ispettori all’atto dell’accesso ispettivo, potranno richiedere l’esibizione del libro unico aggiornato fino al mese precedente (qualora l’ispezione avviene dopo il 16 del mese) ovvero fino a due mesi precedenti (qualora l’ispezione avviene prima del 16 del mese); ovviamente null’una e nell’altra ipotesi i funzionari accertatori potranno ordinare l’esibizione del libro unico aggiornato al mese in corso in data successiva al 16 del mese seguente a quello di avvio dell’ispezione-
Obbligo di conservazione
Ai sensi dell’articolo 6 del D.M. 9.7.08 il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il libro unico di lavoro per la durata di 5 anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del D. Lgs. n. 196/2003 in materia di protezione di dati personali.
L’obbligo si estende anche alle ipotesi dei libri obbligatori dismessi con la nuova normativa del libro unico.
Elenchi riepilogativi mensiliL’art. 4 del D.M. 9.7.08 stabilisce che, a richiesta degli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che impiegano più di 10 lavoratori o in alternativa operano con più sedi stabili di lavoro ed elaborano il libro unico del lavoro con uno dei sistemi previsti, devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze e alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all’ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede.
Per “sede stabile del lavoro” deve intendersi qualsiasi articolazione autonoma dell’impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l’attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
Per il calcolo dei lavoratori, devono essere computati, a prescindere dall’effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico ancora in forza.
Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono l’inizio dell’accertamento, avendo cura di verificare, nel caso concreto, la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del consulente di lavoro o dell’associazione di categoria.
SanzioniL’omessa istituzione e/o tenuta del libro unico, è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da € 500 ad €2500,00. La condotta sanzionata riguarda:
il datore risulta del tutto sprovvisto del libro unico del lavoro;
il datore di lavoro abbia messo in uso il libro unico senza utilizzare uno dei sistemi di tenuta previsti dall’art.1 del D.M. 9.7.08
L’istituto della diffida obbligatoria è pienamente applicabile alla fattispecie, trattandosi di inosservanza sanabile. In detta ipotesi il datore di lavoro è ammesso a pagare la sanzione minima di €500,00.
L’ art.39, comma 7 del D.L. n.112/2008 esclude la punibilità:
· per gli errori di carattere meramente materiale e formale e per le omesse registrazioni che non incidono sui trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali.
· per incertezze interpretative su modifiche legislative, amministrative o contrattuali,
· per ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale o ancora per la difficoltà di individuare correttamente la natura delle prestazioni di lavoro rese, il datore di lavoro non abbia provveduto ad aggiornare i dati retributivi nel mese di decorrenza o di riferimento.
La sanzione amministrativa è proporzionata alla gravità dell’infrazione, determinata sulla base del numero dei lavoratori interessati dalle omesse o infedeli registrazioni sostanziali.
Fino a dieci lavoratori l’importo della sanzione va da €150,00 ad €1500,00; da undici lavoratori in poi la sanzione va da €500,00 ad€3000,00.
La diffida obbligatoria è applicabile in ipotesi di omissione trattandosi di inosservanza sanabile, mentre non è operante in ipotesi di registrazione infedele, perché si tratta di condotta commissiva insanabile.
Anche la sanzione pecuniaria amministrativa prevista per l’ipotesi di tardiva registrazione dei dati, di cui all’art.39, comma 7 del D.L. n.112/2008, è differenziata in ragione della gravità dell’infrazione rapportata al numero dei lavoratori interessati. Fino a 10 lavoratori l’importo della sanzione va da €100,00 a €600,00; da undici lavoratori in poi la sanzione va da €150,00 a €1500,00.
La diffida obbligatoria è applicabile in ipotesi di tardiva registrazione trattandosi di inosservanza sanabile, in quanto le registrazioni, anche se in ritardo sono state comunque effettuate, e l’interesse previsto dalla norma è stato in ogni caso salvaguardato.
In tal caso, il datore di lavoro è ammesso a pagare la sanzione pecuniaria minima di €100,00 fino a dieci lavoratori ed a €150,00 se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori.
In ipotesi di omessa esibizione del libro unico tenuto dal datore di lavoro è prevista ai sensi dell’art. 39, comma 6 del D.L. n.11272008 la sanzione amministrativa pecuniaria amministrativa da €200,00 fino a €2000,00.
La violazione non è ammessa alla procedura di diffida obbligatoria, trattandosi di violazione di tipo commissivo insanabile.
Per il consulente di lavoro e per gli altri professionisti che non abbiano esibito e portato in visione agli organi ispettivi il libro unico del lavoro, conservato e tenuto presso il proprio studio quando siano trascorsi quindici giorni dalla richiesta di esibizione, senza addurre un giustificato motivo ostativo o altro ragionevole impedimento, la legge prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da €100,00 ad €1000,00 senza possibilità di applicazione della procedura di diffida obbligatoria.
In caso di recidiva il funzionario accertatore deve provvedere a darne comunicazione tempestiva al Consiglio provinciale dell’ordine professionale di appartenenza del professionista per l’adozione di eventuali procedimenti disciplinari.
Per le associazioni di categoria, per la omessa esibizione dei libri obbligatori, la legge prevede una sanzione amministrativa differenziata a seconda della gravità della condotta tenuta. Per l’omessa esibizione del libro unico entro 15 giorni dalla richiesta effettuata dagli ordini ispettivi, la sanzione va da €250 ad €2000,00.
In ipotesi di recidiva , la sanzione obbligatoria va da €500,00 ad €3000.
A norma dell’art. 39, comma 7 del D.L. n.112/2008 la mancata conservazione del libro unico, ma anche dei libri obbligatori che sono stati dismessi, per il periodo di 5 anni è puniti con la sanzione amministrativa pecuniaria da €100,00 ad €600.
Organi accertatoriCompetenti ad accertare e contestare gli illeciti amministrativi relativi agli obblighi di istituzione, tenuta, registrazione esibizione e conservazione del libro unico del lavoro, nonché alla conseguente irrogazione delle sanzioni pecuniarie amministrative previste, sono tutti gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro o previdenza.
L’autorità competente a ricevere il rapporto in mancata estinzione delle violazioni mediante il pagamento della sanzione in misura ridotta è la Direzione Provinciale del lavoro territorialmente competente ai sensi dell’art.17 della legge n.689/1981.
L’introduzione del libro unico ha avuto riflessi anche in ordine alla applicazione della maxisanzione contro il lavoro sommerso di cui all’art.3, comma 3 del D.L. n.12/2002, come sostituito dall’art.36-bis, comma 7 lettera a) del D.L. n.223/2006. Si rammenta che per il presupposto per l’applicazione della predetta sanzione, infatti (che va da €1500,00 ad €12000,00 per ogni lavoratore, con la maggiorazione di €150,00 per ciascuna giornata di lavoro effettivo) è l’impiego di lavoratori non risultanti dalle scritture o da altra documentazione obbligatoria.
Pertanto, con l’abrogazione del libro matricola e dell’obbligo di iscrizione preventiva, il funzionario accertatore dovrà basare l’accertamento della sussistenza di un impiego lavorativo in nero esclusivamente sulla effettuazione della comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all’art. 1180, comma 1, della legge n.296/2006
Periodo transitorioCon l’entrata in vigore del decreto ministeriale 9.7.08 i datori di lavoro potranno adempiere agli obblighi dettati dall’art.39 del D.L. n. 112/2008 facendo ricorso al libro paga e al registro delle presenze in uso, regolarmente vidimati, i quali, andranno aggiornati secondo le nuove disposizioni normative entro il giorno 16 del mese successivo.
Ai datori di lavoro a domicilio, durante il periodo transitorio, di adempiere ai nuovi obblighi semplificati di tenuta della documentazione di lavoro mediante l’utilizzo del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio.
Il registro delle presenze ed il libro paga dunque nel periodo transitorio serviranno al datore di lavoro per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed esibizione del libro unico del lavoro, conseguentemente le sanzioni irrogabili, in ipotesi di inadempimento saranno solo quelle previste dalla nuova normativa, essendo definitivamente abrogate tutte le preesistenti ipotesi sanzionatorie in materia di libri e documenti obbligatori di lavoro.